第一条  为确保本协会各项工作规范、高效、优质，依据《广东省行业协会条例》和《东莞市电力行业协会章程》制定本制度。

第二条  秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处综合部是印章、文件管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。

第三条  秘书处行文使用文号，即“东莞电行”。“东莞电行”适用于以本会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖本会印章。

第四条  各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处综合部对文件负责审核，报会长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。

第五条  以“东莞电行”发出的各类文件需经本会会长或秘书长签发。

第六条  行文执行登记制度，由秘书处专人负责。

第七条  各类文件行文需使用《东莞市电力行业协会行文呈批表》。

第八条  各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处综合部负责接收、登记、呈批和归档。呈批程序:由秘书处综合部提出初步拟办意见报秘书长或协会领导批示;领导批示后交有关部门办理的文件,由秘书处综合部负责催办。

第九条  秘书处综合部根据来文来函的保密等级填写《东莞市电力行业协会文件传阅处理表》，报秘书长或本会领导阅批。

第十条  每年所有的行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

第十一条  协会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

第十二条  秘书处综合部负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作；

第十三条  印章的刻制规格应严格遵守国家对公章管理的有关规定；

印章字迹模糊、缺损需要更换新印章时，由秘书处综合部提出申请，会长批准后更换，旧印章封存或者销毁。

第十四条  “东莞市电力行业协会”印章的使用，由本会会长或秘书长审批。

第十五条  本会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。

第十六条  印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，未经领导批准不得带离本会办公场所。

第十七条  使用各类印章必须办理登记手续，不得在空白的公文纸、介绍信或者其他不完整的凭证上盖章。

第十八条  公文盖章时，必须检查签发手续是否完备，按照规定份数用印。

第十九条  本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长批准后开具，并留底备查。

第二十条  本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。