第一章  总  则

第一条  为了健全和加强东莞市电力行业协会的管理，实现档案收集、整理、保管，逐步走入标准化、规范化，达到档案集中统一管理，特制定本制度。

第二条　协会档案工作的管理实行文体合一、纸质和电子文件合一的管理，对全部档案进行统一管理。

第三条　协会档案管理工作由协会秘书处全权负责，协会综合部具体实施。

第二章  档案工作的基本任务

第四条　管理协会的全部档案（包括：纸质、电子、照片、图表、声像等）。负责档案的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、提供利用、统计、编研、移交、销毁和安全。

第三章  归档内容

第五条　为了完整、系统地保存协会的录音、录像、磁盘、照片等各种载体档案，凡是属于东莞市电力行业协会活动、具有考查利用价值的，均属归档范围。

（一）上级单位召开的会议的主要文件材料；凡上级单位颁发的属于本协会主要业务并要执行的文件以及普发的、非本协会主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；

（二）上级领导视察、检查本协会工作时的重要批示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；

（三）本协会召开的会员代表大会、理事会会议等全套文件以及录音、录像、照片等材料；

（四）本协会召开的业务会议材料；

（五）本协会颁发的各种文件材料的签发稿、印制稿及重要的修改稿；

（六）本协会内部活动形成的总结、报告等重要材料；

（七）本协会领导公务活动中形成的重要信件、电报、传真、电话记录，从外地带回的与本协会业务有关的文件材料；

（八）本协会成立、合并、撤销、更名、启用印章、人员编制等文件材料；

（九）本单位制定的工作条例、章程、制度等材料；

（十）本协会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等；

（十一）本协会财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

（十二）以协会名义通过新闻媒体、报刊杂志对外发表的文章、消息及上网材料的清样、底稿等；

（十三）其他应归档的文件材料。

第四章  立卷程序

第六条   一个年度需要立卷的文件材料必须收集齐全完整。

第七条  协会开展的各项工作和活动由相关人员负责记录并交由综合部归档。

第八条　立卷程序是一个分类、组合、编目的过程。

（一）分类。分类是在文件收集齐全的基础上，将文件按年度、内容、保管期限等特征逐项分开。

（二）组合。组合是将经过分类的文件，按一定形式组合起来。组合要以问题为主，兼顾其它特征，使其联系紧密，年代不混、保管期限准确。基本方法是：

1.协会日常工作的管理和业务活动形成的各种文件一般按单一问题组合。

2.会议文件，根据文件的多少，可以一会一卷或数会一卷，文件多时也可以一会数卷。会议照片应单独保存。

3.特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。

（三）编目。将经过组合以后的文件，进行系统的排列和编目。

第五章  档案管理和利用

第九条　协会档案原则上仅供协会工作人员查看。需要查阅档案时，须经协会综合部批准，并办理查阅手续。

第十条　被查阅的档案必须保持整洁，严禁涂改、翻印、抄录 、转借和遗失，如确属工作需要摘录和复印，经综合部同意后方可摘录和复印。

第十一条　在查阅档案过程中，如有任何损失，将按情节轻重程度追究当事人责任。

第十二条　对于因历史原因遗失的材料，原则上不再要求补齐。

第十三条　保存档案必须安全，装具要有防火、防盗、防潮、防虫、防尘等功能，保持清洁，做到经常检查，发现问题及时解决。

第十四条　编制必要的检索工具、编辑有关档案文件汇编和参考资料。编制档案存放位置索引和装具所有档案标识牌，以利于更好地开展档案利用工作。

第十五条　对已超过保管期限需要销毁的档案，必须在案卷目录上予以注销。

第六章  附  则

第十六条　本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。